Kế toán của một nhà thầu nội thất hiếm khi rảnh tay. Mỗi công trình kéo theo nhiều hóa đơn vật tư, bảng công nợ, phiếu tạm ứng và chi phí phát sinh tại công trường. Khi nhận nhiều dự án cùng lúc, áp lực giấy tờ càng lớn. Ứng dụng AI cho phòng kế toán có thể giúp tự động hóa một phần các việc lặp lại, từ đó kiểm soát chi phí sát hơn mà không phải liên tục tăng nhân sự.
Kế toán công trình nội thất thường ngập trong giấy tờ
Chúng tôi thường nghe các nhà thầu nội thất than về khối lượng chứng từ sau mỗi công trình. Đặc thù thi công nội thất là vật tư nhiều chủng loại, nhân công thay đổi theo hạng mục và tiến độ thanh toán không phải lúc nào cũng liền mạch. Một sai sót nhỏ trong ghi nhận chi phí có thể làm lệch dự toán ban đầu.
Bóc tách chi phí cho nhiều công trình dễ sai
Mỗi công trình có vật tư, nhân công và tiến độ riêng. Khi làm song song nhiều dự án, việc bóc tách chi phí rất dễ nhầm. Một hóa đơn ghi sai hạng mục có thể làm lệch giá thành công trình.
- Vật tư của công trình này dễ bị tính nhầm sang công trình khác.
- Chi phí nhân công khó phân bổ chính xác theo từng hạng mục.
- Sai sót nhỏ tích lại có thể thành chênh lệch lớn vào cuối kỳ.
Đối chiếu tạm ứng và công nợ tốn nhiều giờ
Nhà cung cấp vật liệu, phụ kiện và đội thi công phụ thường khá nhiều. Việc đối chiếu tạm ứng, công nợ với từng đơn vị vì vậy tốn nhiều giờ mỗi tuần. Kế toán phải dò từng dòng để tránh thanh toán nhầm hoặc bỏ sót khoản cần thu.
Khối lượng việc thủ công này làm giảm thời gian dành cho kiểm tra số liệu và phân tích chi phí. Càng nhiều công trình, áp lực theo dõi càng lớn. Đây là nhóm việc có thể cân nhắc dùng công nghệ để hỗ trợ.
Tự động hóa các đầu việc lặp lại
Nhiều đầu việc kế toán có tính lặp lại cao, nhất là nhập liệu hóa đơn, phân loại chi phí và đối chiếu số liệu. Đây là phần công cụ tự động có thể xử lý tốt nếu dữ liệu đầu vào được chuẩn hóa. Nhờ vậy, kế toán có thêm thời gian cho những việc cần kinh nghiệm và khả năng phán đoán.
Nhập liệu hóa đơn và phân bổ chi phí
Công cụ có thể đọc hóa đơn vật tư và hỗ trợ nhập liệu tự động. Sau đó, dữ liệu được phân bổ theo từng công trình hoặc từng hạng mục thi công. Việc gõ tay từng dòng vì vậy giảm đi đáng kể.
Khi dữ liệu vào sổ nhanh và nhất quán hơn, kế toán chỉ cần kiểm tra lại các trường hợp đặc biệt. Sai sót do nhập liệu thủ công cũng giảm theo.
Cảnh báo lệch dự toán ngay khi vượt ngưỡng
Một lợi ích đáng chú ý là khả năng cảnh báo sớm. Khi chi phí của một hạng mục vượt ngưỡng dự toán, hệ thống có thể báo ngay để người phụ trách kiểm tra. Bạn sẽ có cơ hội xử lý vấn đề trước khi chi phí lan sang các phần việc khác.
Cảnh báo kịp thời giúp công trình nằm trong tầm kiểm soát tốt hơn. Chủ thầu cũng bớt rơi vào tình trạng đến cuối dự án mới phát hiện lợi nhuận bị mỏng đi.
Tự động hóa đúng chỗ để không phải tăng người
Tự động hóa không có nghĩa là giao toàn bộ việc kế toán cho máy. Cách làm thực tế hơn là chọn đúng khâu lặp lại, tốn thời gian và dễ sai để triển khai trước. Khi chọn đúng điểm nghẽn, hiệu quả mới dễ thấy.
Thêm phần mềm hợp lý hơn là phình quỹ lương
Khi khối lượng việc tăng, nhiều đơn vị thường nghĩ ngay đến việc tuyển thêm người. Tuy nhiên, với các việc lặp lại, đầu tư phần mềm phù hợp đôi khi tiết kiệm hơn. Quỹ lương không phải tăng mạnh theo từng mùa cao điểm.
Con người nên tập trung vào phần kiểm tra, phân tích và ra quyết định. Đây là nhóm việc tạo giá trị thật cho nhà thầu, nhất là khi cần đánh giá lãi lỗ của từng công trình.
Tham khảo phân tích trước khi quyết định
Trước khi đầu tư, bạn nên cân nhắc kỹ nhu cầu thực tế của phòng kế toán. Hãy tham khảo phân tích về tự động hóa công việc và chi phí nhân sự từ mona.media để có thêm góc nhìn khách quan. Quyết định dựa trên dữ liệu thường vững hơn quyết định theo cảm tính.
Việc đo lường rõ ràng giúp bạn biết khi nào nên tự động hóa. Không phải đầu việc nào cũng đáng đầu tư công cụ. Ưu tiên đúng khâu sẽ giúp ngân sách được dùng hiệu quả hơn.
Những việc nên ưu tiên tự động hóa
- Nhập hóa đơn vật tư: Đây là việc lặp lại, khối lượng lớn, dễ tốn thời gian nếu làm thủ công.
- Phân bổ chi phí: Việc này dễ nhầm giữa các công trình, nhất là khi nhiều dự án chạy song song.
- Theo dõi dự toán: Cần cập nhật liên tục để phát hiện sớm hạng mục vượt ngưỡng.
- Phân tích và ra quyết định: Nên giữ cho đội ngũ chuyên môn, vì phần này cần kinh nghiệm thực tế.
Kết luận: kiểm soát chi phí sát hơn từng công trình
Tự động hóa đúng chỗ giúp kế toán nhà thầu nhẹ gánh hơn. Quan trọng hơn, chi phí từng công trình được kiểm soát chặt hơn, từ đó hỗ trợ báo giá chính xác cho các dự án sau.
- Bắt đầu với khâu nhập hóa đơn vật tư vì đây thường là phần tốn nhiều thời gian.
- Dùng dữ liệu chuẩn để báo giá các công trình sau chính xác hơn.
- Giữ con người cho việc kiểm tra, phân tích và ra quyết định.
Bạn có thể thử tự động hóa một khâu nhỏ trước. Khi thấy hiệu quả rõ, hãy mở rộng dần sang các phần việc khác. Đây là cách giúp quỹ lương ổn định hơn mà việc kiểm soát lợi nhuận vẫn chặt chẽ.