May đồng phục bảo vệ thường là việc cuối cùng ban quản trị chung cư nghĩ tới khi cư dân phàn nàn về an ninh. Chúng tôi từng làm việc với một khu căn hộ khoảng 300 căn ở ngoại thành. Trong một tháng, cư dân mất hai xe đạp điện và liên tục thấy người lạ phát tờ rơi tận cửa.
Câu hỏi đặt ra lúc đó là “bảo vệ đang làm gì?”. Sau khi rà lại, vấn đề không nằm ở con người mà ở cách bố trí, công cụ và quy trình. Bài viết này chia sẻ cách chúng tôi cùng ban quản trị làm lại từ đầu.
Cư dân phàn nàn bảo vệ “ngồi cho có”: vấn đề nằm ở đâu
Lời phàn nàn “bảo vệ ngồi cho có” nghe quen ở rất nhiều chung cư. Nhưng khi hỏi kỹ, chúng tôi thấy ba nguyên nhân gốc.
Thứ nhất, chốt gác đặt ở chỗ không nhìn được lối vào hầm xe. Thứ hai, bảo vệ không có bộ đàm, gặp chuyện phải chạy bộ đi báo. Thứ ba, đội bảo vệ mặc mỗi người một kiểu, cư dân không phân biệt được ai là bảo vệ, ai là người lạ.
Giải quyết ba điểm này không tốn nhiều tiền. Nhưng nó cần ban quản trị nhìn công trình như một hệ thống, không chỉ như một vị trí tuyển người.
Rà lại vị trí chốt gác trong chung cư
Chốt gác là vị trí bảo vệ đứng hoặc ngồi trực cố định. Mỗi chốt nên có lý do tồn tại rõ ràng.
- Cổng chính: kiểm soát người và xe ra vào khu.
- Hầm xe: nơi mất trộm nhiều nhất, cần người trực và camera.
- Sảnh từng tòa: tiếp khách, nhận hàng, hướng dẫn cư dân.
Ở khu 300 căn chúng tôi làm, hầm xe có hai lối lên xuống nhưng chỉ một chốt gác. Lối còn lại không ai trông, kẻ gian dắt xe ra đúng lối đó. Chỉ cần dời chốt về vị trí nhìn được cả hai lối là hết mất xe.
Những góc khuất như lối thoát hiểm, khu rác, sân sau không cần chốt cố định. Nên tuần tra theo giờ, ghi sổ mỗi lần đi qua. Cách làm này tiết kiệm người mà vẫn phủ được các điểm yếu.
Nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí nên được viết ra giấy. Bạn có thể tham khảo bài vai trò và nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ để lập bảng mô tả công việc.
Bố trí chòi gác và quầy bảo vệ
Chòi gác là nơi bảo vệ làm việc cả ca, có khi 12 tiếng. Bố trí không tốt thì người trực mệt, dễ lơ là.
Chòi phải có tầm nhìn thẳng ra cổng và lối xe. Mái che phải đủ rộng để che mưa tạt. Nhiều chòi gác làm bằng tôn mỏng, trưa hè bên trong nóng như lò, bảo vệ buộc phải ra ngồi gốc cây.
Sau mùa mưa bão, chòi gác và mái che hay bị dột, bong tôn. Kinh nghiệm sửa chữa nhà sau mưa bão cũng áp dụng được cho các hạng mục nhỏ này. Sảnh tòa nhà mùa mưa nên có thêm phụ kiện chống trơn trượt ở lối vào, bảo vệ là người trải và thu mỗi ngày.
Trang thiết bị tối thiểu cho đội bảo vệ
Bảo vệ thiếu công cụ thì dù chăm chỉ cũng khó làm tốt. Có bốn món chúng tôi coi là bắt buộc.
Bộ đàm giúp các chốt liên lạc tức thì. Đèn pin mạnh dùng khi tuần tra đêm và khi mất điện. Sổ ghi chép dùng ghi khách, xe lạ và sự cố. Còi hoặc thiết bị cảnh báo dùng khi cần gọi hỗ trợ gấp.
Bộ đàm nên có sạc dự phòng tại chòi gác. Pin hết giữa ca đêm là chuyện rất hay gặp, và thường đúng lúc cần gọi nhau nhất.
Ngoài ra là hệ thống thẻ xe và thẻ thang máy. Khi thẻ được quản lý chặt, bảo vệ chỉ cần kiểm tra người không có thẻ. Khối lượng việc giảm đi rất nhiều.
Tự quản đội bảo vệ hay thuê công ty dịch vụ
Đây là câu hỏi lớn nhất của mọi ban quản trị. Mỗi hướng có cái giá riêng.
Tự quản giúp chủ động tuyển người, dễ giữ người quen việc lâu dài. Đổi lại, ban quản trị phải lo lương, bảo hiểm, nghỉ phép và thay người. Thuê dịch vụ thì đỡ các việc đó, công ty dịch vụ còn chịu trách nhiệm bồi thường theo hợp đồng.
Một cách làm trung gian là thuê dịch vụ cho ca đêm, tự quản ca ngày. Ca ngày có ban quản lý ở văn phòng nên dễ giám sát hơn.
Khi mời thầu dịch vụ, hồ sơ nên ghi rõ số chốt, số ca, yêu cầu kinh nghiệm và mức bồi thường khi mất mát. Đừng chỉ so giá, vì giá rẻ thường đi kèm người thiếu kinh nghiệm và thay người liên tục.
Nhận diện đội bảo vệ trước cư dân
Cư dân cần nhìn là biết ai là bảo vệ để nhờ giúp hoặc báo sự cố. Người lạ cũng cần thấy khu này có người canh giữ.
Đồng phục thống nhất, bảng tên và số hiệu là ba thứ tối thiểu. Nếu tự quản, ban quản trị nên đặt may đồng phục bảo vệ có logo khu căn hộ, thêm một bộ áo khoác cho ca đêm. Màu đậm như xanh than hoặc ghi đậm vừa chững chạc vừa ít lộ bẩn.
Với khu căn hộ gần trường THPT, bảo vệ cổng còn phải để ý học sinh ra vào khu vui chơi giờ tan học. Nhận ra học sinh qua đồng phục học sinh cấp 3 giúp xử lý tình huống dễ hơn. Các mẫu phổ biến bạn có thể tham khảo tại đây.
Khi may đồng phục bảo vệ, hãy đo size từng người và may ít nhất hai bộ mỗi người. Thông tin các dòng đồng phục khác bạn có thể xem thêm.
Quy trình phối hợp giữa ban quản lý và bảo vệ
Bảo vệ làm tốt khi biết rõ báo cáo cho ai, bằng cách nào. Không có quy trình, sự cố nhỏ dễ bị bỏ qua cho tới khi thành chuyện lớn.
Mỗi ca nên có báo cáo ngắn gửi vào nhóm chat của ban quản lý. Họp định kỳ mỗi tháng để rà sự cố và phản ánh của cư dân. Cư dân cũng cần một kênh phản ánh rõ ràng, như số điện thoại trực hoặc hộp thư góp ý.
Cuối mỗi tháng, ban quản trị nên đánh giá đội bảo vệ theo vài tiêu chí đơn giản. Số sự cố, thời gian phản hồi và phản ánh của cư dân là ba chỉ số dễ theo dõi.
Sai lầm hay gặp
Sai lầm phổ biến nhất là cắt giảm số ca để tiết kiệm, để trống đúng giờ cao điểm. Khung 17 đến 19 giờ là lúc đông người ra vào nhất, cũng là lúc dễ mất đồ nhất.
Sai lầm thứ hai là không cập nhật danh sách xe và cư dân. Người đã chuyển đi vẫn còn thẻ, xe lạ vẫn gửi được vào hầm.
Sai lầm thứ ba là giao bảo vệ kiêm quá nhiều việc như thu phí, dọn vệ sinh, trông trẻ. Họ không còn thời gian cho nhiệm vụ chính.
Câu hỏi thường gặp
Chung cư 300 căn cần bao nhiêu bảo vệ?
Thường cần ít nhất ba đến bốn chốt mỗi ca: cổng, hầm xe và sảnh. Nhân lên số ca trong ngày sẽ ra tổng số người cần có.
Ban quản trị có được tự tuyển bảo vệ không?
Có thể, tuỳ quy chế của tòa nhà và nghị quyết hội nghị cư dân. Khi tự tuyển, ban quản trị phải lo đầy đủ hợp đồng lao động và bảo hiểm.
Chi phí may đồng phục bảo vệ chung cư ai chi trả?
Nếu tự quản, chi phí thường nằm trong quỹ vận hành. Nếu thuê dịch vụ, đồng phục do công ty dịch vụ cấp, đã tính vào giá hợp đồng.
Bao lâu nên đánh giá lại đơn vị bảo vệ?
Nên đánh giá mỗi quý và xem xét gia hạn hợp đồng mỗi năm. Việc này giữ cho đơn vị bảo vệ luôn có động lực làm tốt.